Ολοκληρώθηκε με επιτυχία το έργο Μοντελοποίησης και Ανασχεδιασμός των διαδικασιών της Συντονιστικής Διεύθυνσης Δραστηριοτήτων Εμπορίας (ΣΔΔρΕ) της ΔΕΠΑ (Δημόσια Επιχείρηση Παροχής Αερίου), στο σύστημα ARIS Connect της SOFTWARE AG, με επικαιροποίηση της Αλυσίδας Προστιθέμενης Αξίας, χαρτογράφηση του συνόλου των διαδικασιών και μοντελοποίηση & ανασχεδιασμός των top 20 Cost Sensitive διαδικασιών της Συντονιστικής Διεύθυνσης, λαμβάνοντας υπόψη το ευρύ νομοθετικό πλαίσιο που διέπει την Εμπορία Φυσικού Αερίου.
Το σύστημα ARIS Connect της SOFTWARE AG, είναι εγκατεστημένο στη ΔΕΠΑ από το 2021 και έχουν ήδη μοντελοποιηθεί 63 διαδικασίες που ανήκουν στις Επιτελικές και Υποστηρικτικές λειτουργίες του οργανισμού. Όλα τα μέλη του οργανισμού που έχουν ενταχθεί στο σύστημα, με δικαιώματα χρηστών ARIS Viewers, ARIS Designers και, έχουν παρακολουθήσει εκπαιδευτικό πρόγραμμα για την προβολή, παρακολούθηση, συντήρηση & επικαιροποίηση των διαδικασιών, αλλά και για την επικοινωνία / συνεργασία μέσω του συστήματος κάνοντας χρήση του Collaboration Portal του ARIS.
Κατά την έναρξη του έργου Μοντελοποίησης διαδικασιών της Συντονιστικής Διεύθυνσης Δραστηριοτήτων Εμπορίας (ΣΔΔρΕ) της ΔΕΠΑ, επικαιροποιήθηκε η Αλυσίδα Προστιθέμενης Αξίας του οργανισμού (Value Added Chain Diagram) ώστε να προστεθούν οι έξι (6) Διευθύνσεις που αποτελούν τις κρίσιμες Εκτελεστικές Λειτουργίες του οργανισμού.
Παράλληλα, μελετήθηκε το θεσμικό πλαίσιο που διέπει την Συντονιστική Διεύθυνση Δραστηριοτήτων Εμπορίας, με στόχο την γνωστοποίηση και κατανόηση των θεσμικών κανόνων και περιορισμών που ορίζονται από το πλαίσιο, καθώς και για να επιτευχθεί στις επόμενες φάσεις η εναρμόνιση τους με τις διαδικασίες που θα καταγραφούν.
Στη συνέχεια, διοργανώθηκε ένας κύκλος πρώτων συνεντεύξεων με τα μέλη των Διευθύνσεων, ώστε να αποσαφηνιστεί το σύνολο των αρμοδιοτήτων και κρίσιμων Διεργασιών των έξι (6) Διευθύνσεων της ΣΔΔρΕ. Η χαρτογράφηση του καταλόγου των Διαδικασιών των Διευθύνσεων βασίσθηκε στον προσδιορισμό των κατωτέρω:
- Σκοπός-περίμετρος των διαδικασιών,
- Start event / σημείο έναρξης,
- End event / σημείο ολοκλήρωσης,
- Intermediate events / ενδιάμεσα σημεία,
- Σύνδεση με το Θεσμικό πλαίσιο,
- Χρονικές Προθεσμίες με βάση το Θεσμικό Πλαίσιο.
Εφόσον παρουσιάσθηκε ο κατάλογος των διαδικασιών στην Συντονιστική Διεύθυνση, επιλέχθηκαν κατά προτεραιότητα οι είκοσι (20) περισσότερο «Cost Sensitive» διαδικασίες ώστε να μοντελοποιηθούν σύμφωνα με το πρότυπο BPMN 2.0 στο σύστημα ARIS Connect. Οι Ευαίσθητες Διαδικασίες συνδέονται με δραστηριότητες οι οποίες, εάν δεν ακολουθηθούν σωστά, μπορεί να προκαλέσουν διάφορους τύπους κινδύνων για τον οργανισμό:
- οικονομικές απώλειες,
- δυσαρέσκεια των πελατών,
- απώλεια της εικόνας του οργανισμού.
Σύμφωνα με τον κατά Pareto κανόνα «20-80», ένα ποσοστό 20% είναι πάντα υπεύθυνο για το 80% των αποτελεσμάτων.
Κατόπιν υλοποίησης επιμέρους συνεντεύξεων με την κάθε Διεύθυνση, δημιουργήθηκαν στο σύστημα ARIS Connect τα διαγράμματα ροής BPMN 2.0, τα οποία εμπλουτίσθηκαν με περιγραφή για την ανάλυση κάθε βήματος, με τη χρήση του προτύπου Procedure Template που συνδυάζει πέραν της ανωτέρω χαρτογράφησης τα πεδία:
- Υπεύθυνη Μονάδα (Process Owner)
- Σχετικές Μονάδες
- Σχετικές Εγκύκλιοι/ Έντυπα
- Σχετικές Οδηγίες Αρχών
- Ισχύς της Διαδικασίας
- Συχνότητα εκτέλεσης
- Περιγραφή κάθε ενέργειας με Υπεύθυνο Ρόλο και αντίστοιχα υποστηρικτικά Συστήματα/εφαρμογές και σχετικά αρχεία,
- Τήρηση αρχείων σύμφωνα με τις Αρχές (όνομα αρχείου, τύπος αρχείου, χρόνος τήρησης αρχείου, Υπεύθυνος Ρόλος)
- Σημεία ελέγχων ανά Υπεύθυνο Ρόλο
- Συνδεδεμένες Διαδικασίες ανά βήμα
Με την ολοκλήρωση της φάσης σχεδιασμού των διαδικασιών, ακολούθησαν εστιασμένες συναντήσεις με τα αρμόδια στελέχη των Διευθύνσεων για την βελτίωση των διαδικασιών, με στόχο τον προσδιορισμό των “Pain Points”, δηλαδή των σημείων που δυσκολεύουν την ομαλή λειτουργία των διαδικασιών, ή των σημείων που επιδέχονται βελτίωσης.
Όλες οι προτάσεις ανασχεδιασμού συλλέχθηκαν σε ξεχωριστούς (ανά διεύθυνση) πίνακες, εστιάζοντας στο θέμα, στην πρόταση βελτίωσης και στην επιδίωξη αυτής, στο αναμενόμενο ποσοστό βελτίωσης της διαδικασίας με την υιοθέτηση της πρότασης, στον υπεύθυνο υλοποίησης και τον προτεινόμενο χρονικό ορίζοντα εφαρμογής. Επιπλέον, προτάθηκαν (όπου ήταν εφικτό) δείκτες μέτρησης της αποδοτικότητας της διαδικασίας (ποσοτικοί ή / και ποιοτικοί) με στόχο την αποτελεσματικότερη παρακολούθηση των διαδικασιών μελλοντικά.
Με την ολοκλήρωση και του ανασχεδιασμού των διαδικασιών και σε συνεργασία με την Διεύθυνση Οργάνωσης της ΔΕΠΑ, δημιουργήθηκε ένα νέο πρότυπο Εγχειριδίου Διαδικασιών, το οποίο εξάγεται αυτόματα από το σύστημα ARIS Connect σε αρχείο MS Office (word, pdf), διευκολύνοντας την διάχυση της πληροφορίας εσωτερικά στον οργανισμό και την παρακολούθηση των διαδικασιών από τον Εσωτερικό Έλεγχο.
Εν κατακλείδι, με την εκπόνηση του έργου καταγραφής και ανασχεδιασμού των είκοσι (20) διαδικασιών Cost Sensitive της ΣΔΔρΕ της ΔΕΠΑ εδραιώθηκε:
- Η εναρμόνιση του οργανισμού με το θεσμικό πλαίσιο (Compliance Management),
- Ο εντοπισμός αδυναμιών – ρίσκων (Risk Management),
- Η ενδυνάμωση σημείων ελέγχων (Controls Management).